第一種動物取扱業の帳簿｜記載事項と保存期間

帳簿が必要な対象業種

第一種動物取扱業者のうち、次の4業種を営む事業者は、飼養する個体に関する帳簿を備え付ける必要があります。

帳簿に記載する13項目

環境省と埼玉県の案内では、個体に関する帳簿の主な記載事項として次の13項目が示されています。業種や取引内容によって該当しない項目もありますが、自己判断で帳簿から削除せず、様式と記入方法を確認してください。

保存期間は5年間

個体に関する帳簿は5年間保存します。動物を販売した、引き渡した、貸出しを終了した、死亡したという理由で、直ちに記録を削除してよいわけではありません。

• 年度ごとに区分する
  年度をまたいで飼養する個体がある場合は、個体の履歴が途切れないよう管理します。
• 根拠資料と対応させる
  契約書、納品書、説明確認書等に同じ管理番号を付けます。
• 廃業後の保存も確認する
  事業をやめる場合でも、必要な帳簿・取引資料をすぐ廃棄せず、保存義務や個人情報管理を確認します。

電子データでも保存できる

帳簿は紙だけでなく、パソコンなどを利用した電磁的方法による記録も認められています。表計算ソフトや業務管理システムを利用する場合は、必要項目を漏れなく記録でき、必要なときに表示・出力できる状態にします。

• 入力担当者と入力期限を決める
  取引や個体の移動があった当日または業務終了時に入力します。
• 修正履歴を残す
  後から内容を変更した場合に、変更前後と理由を確認できる運用にします。
• 定期的にバックアップする
  端末故障や誤削除に備え、別の保存先にも複製します。
• 個人情報を保護する
  販売先・引渡し先の氏名や住所を扱うため、アクセス権限と保管方法を定めます。

個体台帳以外の記録

第一種動物取扱業では、個体に関する帳簿のほか、事業内容に応じて複数の台帳を作成します。さいたま市は、主な台帳として次の種類を案内しています。

必要な台帳は、業種、動物種、飼養施設の有無、繁殖の実施などによって変わります。自治体が公開している様式や記入例を利用し、自社の運用に合わせて不足項目がないか確認します。

記録漏れを防ぐ運用方法

1. 対象となる台帳を一覧にする
   登録業種と実際の業務から、必要な帳簿・台帳を特定します。
2. 個体管理番号を統一する
   帳簿、契約書、診療記録、定期報告で同じ番号を使用します。
3. 記録の発生時点を決める
   取得、販売、貸出し、返却、死亡など、いつ入力するかを業務手順に組み込みます。
4. 月末に照合する
   実際の飼養頭数、帳簿、取引資料を照合し、数字のずれを修正します。
5. 年度末に集計する
   翌年度の定期報告に備え、月ごとの増減と年度末頭数を確認します。

よくある注意点

• 仕入れと販売だけを記録する
  死亡日・死亡原因、相手方確認、対面説明なども対象項目です。
• 月末に記憶だけでまとめて入力する
  日付や相手方を誤りやすいため、事実が発生した時点で記録します。
• 帳簿と実際の頭数が一致しない
  毎月、飼養施設の個体数と帳簿の残数を照合します。
• 電子データのバックアップがない
  5年間保存できるよう、端末とは別の保存先を確保します。
• 登録更新の直前だけ整える
  帳簿は日常的な記録です。後から再現できない情報を残さないようにします。
• 複数業種の記録が混在する
  業種別・事業所別・個体別に検索できる管理方法を採用します。

まとめ

販売・貸出し・展示・譲受飼養を営む第一種動物取扱業者は、個体に関する帳簿を作成し、5年間保存します。記載事項は、品種・生年月日・取得元・引渡し先・対面説明・貸出し・死亡など13項目です。

電子保存も可能ですが、重要なのは必要事項が漏れず、個体の履歴と実際の飼養頭数を確認できることです。登録後の早い段階で、担当者、入力時期、月次確認、バックアップまで含めた運用を決めましょう。